Les hausses passées inaperçues
Un fournisseur augmente de quelques pour cent sans prévenir. Sur un produit commandé chaque semaine, personne ne le voit avant plusieurs mois, et il est trop tard pour le contester.
Gestion des factures fournisseurs
Gérer ses factures fournisseurs sans y passer ses soirées
Recevoir, vérifier, valider, classer, payer, retrouver. Six gestes répétés à chaque facture, que personne n'a envie de faire et que tout le monde finit par faire mal. Voici comment le processus se tient quand on l'organise, et où un outil apporte vraiment quelque chose.
Ce que coûte une gestion approximative
Rarement une catastrophe visible. Plutôt une somme de petites fuites qu'on ne mesure pas.
Les erreurs de facturation payées
Quantité facturée supérieure à la quantité livrée, ligne facturée deux fois, remise oubliée, avoir jamais déduit. Ce sont des euros perdus, pas des principes.
Le temps de la recherche
Retrouver la facture d'un chantier six mois plus tard, ou la pièce que réclame le comptable, occupe plus de monde qu'on ne le croit.
Les tarifs négociés non appliqués
Une remise obtenue en janvier n'est pas toujours celle qui est facturée en mars. Sans contrôle ligne à ligne, la négociation ne sert à rien.
Les six étapes, et ce qui les débloque
Chaque étape a son point de blocage habituel. Les nommer aide à voir où le temps part vraiment.
1 Recevoir
Les factures arrivent par mail, en main propre sur le chantier, ou dans une boîte que personne ne relève.
Une adresse dédiée où fournisseurs et collaborateurs envoient tout, et une photo prise au téléphone qui vaut dépôt.
2 Lire
Quelqu'un recopie le fournisseur, la date, les montants, parfois les lignes.
Les données sortent seules du document, jusqu'au détail des lignes.
3 Vérifier
L'étape que l'on saute quand on est pressé, c'est-à-dire toujours.
Les écarts avec le prix précédent et avec le tarif négocié sont signalés, pas cherchés.
4 Valider
Le bon à payer traîne sur un bureau ou dans une conversation.
La validation se fait à l'écran, document original affiché à côté.
5 Classer
Un dossier par mois, ou pire, une boîte mail.
Tout est archivé et cherchable en plein texte, référence, numéro de bon ou nom de chantier.
6 Exploiter
Les chiffres restent dans les documents et ne servent jamais.
Prix moyens, évolutions, comparaisons entre fournisseurs, et export vers la comptabilité.
Choisir un outil sans se tromper
Quatre questions à poser à n'importe quel éditeur, y compris à nous.
Descend-il jusqu'aux lignes ?
Beaucoup d'outils s'arrêtent à l'en-tête et au total. Sans le détail des lignes, aucun contrôle de prix n'est possible.
Faut-il paramétrer un modèle par fournisseur ?
Si oui, le coût réel n'est pas l'abonnement, c'est le temps de paramétrage à chaque nouveau fournisseur.
Que se passe-t-il quand il se trompe ?
La bonne réponse n'est pas « il ne se trompe jamais ». C'est de rendre l'erreur visible et rapide à corriger.
Où sont les données, et comment les récupérer ?
Hébergement, chiffrement, et surtout export : vos factures doivent pouvoir sortir aussi facilement qu'elles sont entrées.
Questions fréquentes
À partir de combien de factures par mois est-ce rentable ?
La question n'est pas tant le volume que la répétition : dès qu'un même produit revient chez un même fournisseur, le suivi des prix rapporte. Une trentaine de documents par mois suffisent largement à le voir.
Faut-il un comptable en interne ?
Non. La plupart de nos utilisateurs travaillent avec un cabinet extérieur, à qui Extractify livre des données propres plutôt qu'une pile de PDF.
Peut-on garder son organisation actuelle ?
Oui. Rien n'oblige vos fournisseurs à changer quoi que ce soit, et vos exports continuent d'alimenter le logiciel comptable que vous utilisez déjà.
Et si plusieurs personnes traitent les factures ?
Les rôles et les établissements sont gérés, chacun voit ce qui le concerne, et les corrections des uns servent aux imports des autres.
Le meilleur test est votre propre mois en cours
Importez les factures que vous avez déjà reçues, les prix apparaissent tout de suite.